Moderne Bürokonzepte umsetzen

Moderne Bürokonzepte haben in den letzten Jahren stark an Bedeutung gewonnen. Sie bringen innovative Ideen und Ansätze in den Arbeitsalltag, die dazu beitragen, dass Mitarbeiter sich wohlfühlen, produktiver arbeiten und besser kommunizieren können. Eine entscheidende Rolle spielt dabei die Raumgestaltung, die auf unterschiedliche Bedürfnisse von Arbeitnehmern eingehen muss.

Ein Trend, der sich immer mehr durchsetzt, ist das offene Bürokonzept. Hierbei werden klassische Einzel- oder Doppelbüros aufgelöst und ein Großraumbüro geschaffen. Statt fester Arbeitsplätze gibt es flexible Arbeitsmöglichkeiten, wie zum Beispiel höhenverstellbare Schreibtische, verschiedene Sitz- oder Stehtische sowie Rückzugsräume für konzentriertes Arbeiten oder Teammeetings. Der Grundgedanke dahinter ist es, die Zusammenarbeit zu fördern und den Informationsaustausch im Unternehmen voranzutreiben.

Eine Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) zeigt, dass offene Bürokonzepte tatsächlich zu einer verbesserten Kommunikation führen können. Demnach ist der Anteil der Mitarbeiter, die in offenen Bürolandschaften arbeiten und regelmäßig miteinander reden, um 13 Prozent höher als in klassischen Büros. Allerdings sind auch mehr als 70 Prozent der Befragten der Meinung, dass Großraumbüros den Lärmpegel erhöhen und sie sich dadurch schlechter konzentrieren können.

Was macht ein modernes Bürokonzepte aus

Bei der Umgestaltung eines Büros sollte daher unbedingt darauf geachtet werden, dass Mitarbeiter sowohl kommunikative als auch ruhige Arbeitsplätze vorfinden und je nach Bedarf auswählen können. Eine gute Schallisolierung und eine kluge Raumaufteilung sind hierbei essenziell. Auch Rückzugräume, in denen Mitarbeiter ungestört telefonieren oder konzentriert arbeiten können, sollten in der Planung berücksichtigt werden.

Ein weiterer Aspekt moderner Bürokonzepte ist die Integration von digitalen Technologien. Smarte Büros setzen auf automatisierte Prozesse wie beispielsweise intelligentes Raumbuchungssystem, das freie Arbeitsplätze und Meetingräume schnell abbildet und Mitarbeitern Zeit spart. Während Homeoffice, digitale Zusammenarbeit und flexible Arbeitszeiten immer selbstverständlicher werden, muss die Arbeit im Büro mehr als nur einen physischen Ort zum Arbeiten bieten. Zudem spielt auch das Wohlbefinden der Mitarbeiter eine wichtige Rolle. Viele Unternehmen setzen auf moderne Möbel, ergonomische Arbeitsplätze und Pflanzen, um die Arbeitsatmosphäre aufzuwerten und das Stresslevel zu senken. Studien haben gezeigt, dass dies die Produktivität und Kreativität von Arbeitnehmern steigert. In einigen Unternehmen gibt es sogar Ruheräume für Powernaps oder Yoga-Stunden, um den Mitarbeitern eine Pause vom stressigen Arbeitsalltag zu ermöglichen.

Eine neue Ära der Bürogestaltung

Ein gutes Bürokonzept zeichnet sich heute durch seine Fähigkeit aus, Arbeitsabläufe zu gliedern, Flächenwirtschaftlichkeit zu erreichen und die Organisationskultur räumlich darzustellen. Es sollte Lösungen für die funktionalen Anforderungen eines Unternehmens bieten, höchst anpassungsfähig sein und einen positiven Einfluss auf die Wettbewerbsfähigkeit der Produkte und Dienstleistungen haben. Zudem sollte es eine positive Arbeitsatmosphäre für die dort beschäftigten Mitarbeiter schaffen​

 Unterschiedliche Bürokonzepte nach Namen:

• Zellenbüro

  Das Zellenbüro ist ein traditionelles Bürokonzept, das seinen Ursprung im Florenz des 16. Jahrhunderts hat. Es besteht aus Einzelbüros, die in der Regel für einen oder zwei Arbeitsplätze ausgelegt sind. Diese Anordnung bietet Privatsphäre und einen Rückzugsort für jeden Mitarbeiter, kann aber auch zu langen Kommunikationswegen und geringerer Produktivität aufgrund von Störungen durch Mitbewohner führen1.

• Großraumbüro (Open Plan Office)

  Das Konzept zu Großraumbüro stammt ursprünglich aus den USA. Es zeichnet sich dadurch aus, dass eine große Anzahl von Menschen in einem großen, offenen Raum arbeitet, in dem oft nicht einmal dünne Trennwände zwischen den Schreibtischen vorhanden sind. Dies kann zu viel Lärm und Ablenkung führen, aber es optimiert auch die Nutzung des Raums und die Flexibilität1.

• Gruppenbüro

  Das Konzept des Gruppenbüros wurde als Alternative zum Großraumbüro entwickelt. Dabei wird eine große Bürofläche systematisch in einzelne, durch Stellwände abgetrennte Arbeitsbereiche unterteilt. In jedem Bereich arbeiten ein bis vier Personen. Gruppenbüros sind zwar übersichtlicher als Großraumbüros, können aber trotzdem laut sein, da es auf einer Seite des Schreibtisches keine Trennwände gibt, was dazu führen kann, dass sich die Mitarbeiter abgelenkt fühlen1.

• Kombibüro

  Das Kombibüro Konzept wurde in den 1980er Jahren in Skandinavien eingeführt. In ihm werden die Vorteile von Zellen- und Großraumbüros miteinander kombiniert. Kombibüros bestehen aus Einzelbüros, die sich um eine Kommunikationszone gruppieren, in der sich Gemeinschaftseinrichtungen wie Besprechungsräume, Küchen und Kopierer befinden. Sie bieten einen ruhigen Raum, in dem konzentriertes Arbeiten möglich ist, und fördern gleichzeitig die Begegnung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter untereinander. Kombibüros sind sehr platzsparend und flexibel.

• Reversible Büro

  Moderne Unternehmen legen großen Wert auf das reversible Büro. Die zur Verfügung stehende Bürofläche kann flexibel und individuell an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst werden. Mit Hilfe von Raumteilern und Trennwänden können unterschiedlich große Arbeitsbereiche geschaffen werden. Dieses Bürokonzept ist auf Nutzergruppen mit unterschiedlicher Personenzahl ausgerichtet.

• Desksharing

  Bei diesem modernen Bürokonzept Desksharing teilen sich alle Mitarbeiter einschließlich der Führungskräfte eine begrenzte Anzahl von Schreibtischen/Arbeitsplätzen. Dieses Konzept ermöglicht den Unternehmen zwar eine flexible und optimale Nutzung der Räumlichkeiten, es kann aber auch eine Quelle von Unruhe sein, da die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ständig auf der Suche nach einem neuen Arbeitsplatz sind. Die persönliche und feste Zuweisung eines Arbeitsplatzes an einen einzelnen Mitarbeiter wird bei diesem Konzept nicht praktiziert.

• Nicht-territoriales Büro – Nicht-territoriale Arbeitsplätze

  Ein fester Arbeitsplatz in einem Unternehmen ist mit dem Aufkommen mobiler Technologien nicht mehr unbedingt erforderlich. Telearbeit oder Heimarbeit ist sehr beliebt. Man kann von jedem Ort aus arbeiten, an dem es eine funktionierende Internetverbindung gibt. Darüber hinaus ist es mit Laptops, Tablets und Smartphones1 auch möglich, von einem Café, einem Hotel oder sogar aus dem Auto heraus zu arbeiten.

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Nachhaltigkeit ist immer wichtiger bei der Bürogestaltung

Auch Nachhaltigkeit ist für viele Unternehmen ein zentrales Thema und findet sich zunehmend auch in Bürokonzepten wieder. Hierzu zählen unter anderem der Einsatz von umweltfreundlichen Materialien bei der Einrichtung, energiesparende Beleuchtungssysteme oder eine sorgfältige Mülltrennung. Ein grünes Büro hat nicht nur Vorteile für die Umwelt, sondern kann auch das Arbeitgeberimage verbessern und die Mitarbeitermotivation stärken. Eine erfolgreiche Umsetzung moderner Bürokonzepte erfordert jedoch ein gewisses Maß an Flexibilität von allen Beteiligten. Nicht jedes Unternehmen verfügt über die Ressourcen, um komplett neu zu gestalten oder jedes innovative Element einzubauen. Dennoch ist es ratsam, den Workspace kontinuierlich weiterzuentwickeln und auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter einzugehen.

Büroplanung kann Mitarbeite gewinnen

In Zeiten des Fachkräftemangels wird das Büro immer wichtiger als Entscheidungsfaktor für Bewerber. Unternehmen müssen sich darauf einstellen und ihr Bürokonzept als Teil der Arbeitgebermarke verstehen. Wichtig ist bei all diesen Trends jedoch, dass Mitarbeiter in den Mittelpunkt des Bürokonzepts gestellt werden. Die Umgestaltung sollte nicht nur aus einer wirtschaftlichen Perspektive erfolgen, sondern vor allem auch die Bedürfnisse und Wünsche der Arbeitnehmer berücksichtigen. Hierbei haben sich vor allem partizipative Ansätze bewährt, bei denen Mitarbeiter aktiv in die Planung mit einbezogen werden.

Ganzheitliche Bürokonzepte setzen auf eine Mischung aus verschiedenen Elementen wie Raumaufteilung, Design, Technik und Nachhaltigkeit. Jedes Unternehmen sollte hierbei individuell entscheiden, welche Aspekte in welchem Maße umgesetzt werden können und sollen. Bei der Umsetzung ist es essentiell, dass sich alle Mitarbeiter an der Neugestaltung beteiligen und ihre Anforderungen artikulieren. Nur so kann ein Büro entstehen, das optimal auf die Bedürfnisse seiner Nutzer abgestimmt ist.

Moderne Bürokonzepte sind keine starren Modelle, sondern flexibel und wandelbar. Ihre erfolgreiche Umsetzung erfordert eine offene Kommunikation, regelmäßige Evaluierung und den Mut zur Veränderung. Unternehmen sollten künftig noch stärker auf das Potenzial innovativer Bürogestaltung setzen, um die Arbeit im Büro als Mehrwert gegenüber dem Homeoffice zu positionieren und damit im Wettbewerb um Talente bestehen zu können.

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